품의와 결의, 뭐가 다른가요
품의는 돈 쓰기 전에 받는 허락, 결의는 쓴 뒤에 하는 정산이에요.
회사 비용은 이렇게 쓰여요
회사 비용이니까 쓰기 전에 한 번 물어보고, 쓴 뒤에 한 번 보고해요.
그래서 결재가 두 번 올라가요. 앞의 것이 품의, 뒤의 것이 결의예요.
| 단계 | 언제 | 무엇을 하나 |
|---|---|---|
| 1. 품의 | 비용을 쓰기 전 | 「이런 걸 하려고 합니다. 해도 될까요?」 하고 허락을 받아요. |
| 2. 시행 | 승인 받은 뒤 | 계약하고 발주해요. 법인카드로 쓰는 건은 여기서 결제까지 끝나요. |
| 3. 보고·지출결의 | 비용이 확정된 뒤 | 증빙을 붙여 정산해요. 거래처에 줄 대금은 이 결재가 끝나야 정기 지출일에 나가요. |
근태신청서는 이 흐름과 별개예요. 휴가나 외근은 비용과 무관해서 따로 올리시면 돼요.
양식은 두 갈래로 나뉘어요
회계나 근태 시스템에 연동된 양식과, 빈 문서에서 새로 쓰는 기안서예요.
연동된 양식은 올리면 회계나 근태 쪽 기록으로 이어져요. 연차를 올리면 연차 잔여일수가 줄고, 지출결의서를 올리면 회계 처리로 넘어가는 식이에요.
기안서는 연동이 없어요. 그룹웨어에 문서로는 남지만 회계나 근태 쪽으로 넘어가지는 않아요. 대신 빈 문서라서 어떤 내용이든 담을 수 있어요.
| 어디에 연동되나요 | 양식 | 언제 쓰나요 |
|---|---|---|
| 근태 (꼭 이 양식으로) | 근태신청서류 | 휴가·외근·재택·연장근무 등 |
| 출장신청서 | 출장 가기 전 | |
| 회계 (꼭 이 양식으로) | 지출품의서 | 지출을 집행하기 전에 타당성을 검토받을 때 |
| 지출결의서 | 돈을 쓴 뒤 정산할 때 | |
| 연동 없음 (기안서로 갈음 가능) | 구매요청서 | 비품·장비를 사달라고 요청할 때 |
| 법인서류사용신청서 | 계약서 서명, 인감증명서 발급 등 | |
| 도서구입신청서 | 도서 구매 (개인 교육비 한도에 포함돼요) |
기안서는 이 표에 없어요. 갈음되는 쪽이 아니라 갈음하는 쪽이라서요.
기안서와 지출품의서는 다른 양식이에요
기안서는 공통양식에 있는 빈 문서예요. 품의서라고 부르기도 해요. 지출품의서는 재무·회계 분류에 있고 회계에 연동돼요.
두 양식을 어떻게 골라 쓰는지는 기안서와 지출품의서에 있어요.
꼭 그 양식으로 올려야 하나요
연동된 양식이면 꼭 그 양식으로 올려 주세요. 나머지는 기안서로 갈음하셔도 돼요.
근태와 회계에 연동된 양식은 바꿀 수 없어요
기안서로 대신 올리시면 근태나 회계 쪽으로 넘어가지 않아요. 연차가 차감되지 않거나 회계 정산에서 그 건이 빠지게 돼요.
방향이 한쪽으로만 열려 있다고 생각하시면 쉬워요. 기안서로 연동 양식을 대신할 수는 없지만, 연동 양식 안에 품의 내용을 담아 올리면 품의를 따로 올리지 않으셔도 돼요.
출장을 예로 들면
- 출장품의를 먼저 올리고 출장신청서를 따로 올리셔도 되고,
- 출장신청서 하나에 출장 내용까지 담아서 올리셔도 돼요. 이때는 출장신청서만으로 끝나요.
- 어느 쪽이든 출장신청서는 반드시 올리셔야 해요. 근태에 연동돼 있으니까요.
결국 중요한 건 하나예요
핵심은 양식 이름이 아니라, 봐야 할 사람이 모두 결재라인에 들어 있느냐예요. 양식을 합치는 건 문서를 줄이는 거지 결재를 줄이는 게 아니에요.
기안이랑 품의는 같은 말인가요
거의 같아요. 담당자가 보고를 거쳐 업무 의사결정을 마무리하는 걸 가리켜요.
업무 담당자(책임자)가 보고를 통해 업무 의사결정을 완료하는 것, 이걸 기안(상신) 또는 품의라고 불러요. 「재가(裁可)」로 순화해서 쓰기도 해요.
결은 조금 달라요. 품의는 공손하게 허락을 받는 상황에 가깝고, 기안은 안건과 의견을 제시한다는 뜻이에요.
전결이 무슨 뜻인가요
위임을 받아 그 문서를 최종 결정하는 걸 말해요.
원래 더 위에서 볼 일을 권한을 받아 그 자리에서 마무리하는 거예요. 그래서 전결권자가 결재하면 문서가 더 위로 올라가지 않아요. 그 업무의 책임과 권한을 함께 가져요.
| 무엇을 하나 | 의사결정 권한 | |
|---|---|---|
| 결재 | 승인하거나 반려해요 | 있어요 |
| 합의 | 관련 부서가 동의해요 | 없어요 |
문서는 결재라인의 마지막 사람이 처리하면 종결돼요. 합의가 마지막에 있으면 그 합의로 끝나요.
수신처와 참조자는 뭐가 다른가요
수신처는 결정하고, 참조자는 보기만 해요. 시행자는 결재가 끝난 뒤에 실제 일을 맡아요.
| 용어 | 뜻 |
|---|---|
| 수신처 | 결재 문서를 받아 검토하고 승인해야 하는 부서예요. 주된 결재 대상이자 담당부서로, 내용에 대한 책임과 의사결정 권한을 가져요. (예: 재무 관련은 재무 팀장, 물류 관련은 오퍼레이션팀장) |
| 참조자 | 결재 문서를 열람만 할 수 있고 의사결정에는 관여하지 않아요. 내용을 공유받아 참고하는 역할이에요. (유관부서 담당자) |
| 참조(수신참조) | 결재가 진행되는 과정을 알고 있어야 하는 사람이에요. 결재 과정에서 의견을 낼 수 있어요. |
| 시행자 | 결재가 완료된 뒤 실제 작업을 담당하는 사람이에요. 문서에 적힌 업무를 수행할 책임을 가져요. (예: 지출결의서는 자금담당자, 제품 출고 신청서는 출고 담당자) |
| 공람 / 회람 | 결재가 모두 끝난 뒤에 문서를 열람할 수 있고, 결재 과정에는 참여하지 않아요. 공람(供覽)은 「여러 사람이 보게 한다」, 곧 「돌려 본다」는 뜻이에요. |
결재가 아직 안 났으면 어떤 상태인가요
미결·보류·반려 셋으로 갈려요. 뜻이 조금씩 달라요.
| 용어 | 뜻 |
|---|---|
| 미결 | 아직 결재를 하지 않은 상태예요. |
| 보류 | 결재자가 의사결정을 잠시 미루는 거예요. |
| 거부(반려) | 결재권자가 문서 내용이 충분하지 않거나 동의하지 않아서 기안자에게 돌려보내는 거예요. |
읽는 것만으로는 첫 결재를 올리기 어려워요. 한 번 해 보면 훨씬 빨라요.